E-Rechnungen validieren
E-Rechnungen erreichen Unternehmen häufig per E-Mail, als XML-Datei oder als PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Ob eine solche Datei formal korrekt aufgebaut ist, lässt sich mit bloßem Auge nicht erkennen. Dafür gibt es die Validierung. In diesem Artikel erfahren Sie, was bei der Validierung geprüft wird, was sie nicht leisten kann und ob DocuWare diese Prüfung automatisch übernimmt.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Bei einer E-Rechnung sind die strukturierten Daten die eigentliche Rechnung. Die Validierung prüft genau diese Daten und nicht die Optik eines PDFs.
- Die Prüfung findet auf zwei Ebenen statt: Aufbau der Datei nach einem festgelegten Schema (XSD) und inhaltliche Regeln wie Pflichtfelder und Wertebereiche (Schematron).
- Eine technisch gültige E-Rechnung ist nicht automatisch sachlich richtig oder rechtlich konform. Die Verantwortung für den Rechnungsprozess bleibt im Unternehmen.
- DocuWare kann eingehende E-Rechnungen automatisch validieren. Die Funktion ist Teil von Connect to Mail, benötigt keine Zusatzlizenz und unterstützt XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X und Peppol BIS 3.0.
- Das Ergebnis (Gültig, Gültig mit Warnungen oder Ungültig) wird mit dem Dokument gespeichert und lässt sich für Suchen und Workflows nutzen.
Was ist eine E-Rechnung?
Strukturierte Daten statt Papier oder einfachem PDF
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Die Rechnungsinhalte liegen nicht nur als Bild oder Text vor, sondern als Daten im Format XML (Extensible Markup Language). Software kann diese Daten direkt auslesen. Niemand muss Beträge abtippen oder per Texterkennung erfassen.
Für das Verständnis der Validierung ist ein Punkt entscheidend: Bei einer E-Rechnung sind die XML-Daten die eigentliche Rechnung. Das gilt auch für hybride Formate. Dort stellt ein PDF die Rechnung zusätzlich für Menschen lesbar dar, maßgeblich sind aber die eingebetteten Daten.
Gängige Formate und ihre gemeinsame Grundlage
| Format | Aufbau | Grundlage |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei | EN 16931 |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybrides PDF mit eingebetteter XML-Datei | EN 16931 |
| Peppol BIS 3.0 | XML-Datei, genutzt u. a. für den Austausch über das Peppol-Netzwerk | EN 16931 |
Alle drei Formate basieren auf der europäischen Norm für elektronische Rechnungen, der EN 16931. Diese gemeinsame Grundlage ist der Grund, warum sich E-Rechnungen verschiedener Formate nach einheitlichen Regeln prüfen lassen.
Was bedeutet die Validierung einer E-Rechnung?
Validierung bedeutet: Eine Software prüft automatisch, ob eine E-Rechnung die Anforderungen ihres Formats und der Norm EN 16931 erfüllt und ob sich die enthaltenen Daten vollständig und korrekt auslesen lassen.
Geprüft wird auf zwei Ebenen
| Prüfebene | Was geprüft wird | Frage dahinter |
|---|---|---|
| Format und Struktur (XSD) | Entspricht die XML-Datei dem vorgeschriebenen Schema? | Ist die Datei richtig aufgebaut? |
| Geschäftsregeln und Logik (Schematron) | Sind Pflichtfelder vorhanden, liegen Werte in gültigen Bereichen, passen zusammengehörige Felder zueinander? | Ist der Inhalt nach den Regeln des Standards stimmig? |
XSD steht für XML Schema Definition. Ein Schema legt fest, welche Elemente eine Datei enthalten darf und in welcher Form. Die XSD-Prüfung ist damit eine Art Bauplanprüfung. Schematron ist eine Prüfsprache für Regeln, die über den reinen Aufbau hinausgehen. Hier geht es etwa darum, ob ein Pflichtfeld befüllt ist oder ob zusammengehörige Angaben widerspruchsfrei sind.
Erst beide Ebenen zusammen ergeben ein aussagekräftiges Bild. Eine Datei kann formal sauber aufgebaut sein und trotzdem gegen inhaltliche Regeln verstoßen.
Warum die Validierung wichtig ist
E-Rechnungen sind für die automatische Weiterverarbeitung gedacht. Ist die Datenbasis fehlerhaft, kann das Folgefragen auslösen, zum Beispiel beim Vorsteuerabzug.
Was die Validierung nicht leistet
Eine gültige E-Rechnung ist eine technisch korrekte Datei. Mehr nicht. Diese Abgrenzung sollten alle kennen, die mit Eingangsrechnungen arbeiten.
- Keine sachliche Rechnungsprüfung: Die Validierung prüft die Datei, nicht den Geschäftsvorfall. Ob die Ware geliefert wurde oder der Preis dem Angebot entspricht, bleibt Aufgabe der fachlichen Prüfung und Freigabe.
- Keine rechtliche Garantie: Ein positives Ergebnis bestätigt nicht, dass die Rechnung oder Ihr Rechnungsprozess rechtlich konform ist. Die Verantwortung dafür bleibt in Ihrem Unternehmen.
- Keine Prüfung der PDF-Ansicht: Bei hybriden Formaten wird nur die eingebettete XML-Datei geprüft. Die sichtbare PDF-Ebene ist nicht Gegenstand der Validierung.
Die Validierung ist also ein wichtiger Baustein, aber kein Ersatz für einen durchdachten Rechnungsprozess.
Kann DocuWare E-Rechnungen validieren?
Ja. DocuWare validiert eingehende E-Rechnungen automatisch. Die Funktion ist seit August 2026 Teil von Connect to Mail. Das ist das DocuWare-Modul, mit dem E-Mail-Postfächer an DocuWare angebunden werden. In der Konfiguration heißt es „Allgemeine E-Mail“.
Die wichtigsten Eckdaten:
| Punkt | Details |
|---|---|
| Unterstützte Formate | XRechnung 3.0.x, ZUGFeRD / Factur-X, Peppol BIS 3.0 |
| Prüfebenen | Format und Struktur (XSD) sowie Geschäftsregeln und Logik (Schematron) |
| Ergebnis | Gültig, Gültig mit Warnungen oder Ungültig |
| DocuWare Cloud | In allen Paketen enthalten, ohne Zusatzkosten |
| DocuWare On-Premises | Teil der Connect to Mail Lizenz, verfügbar für die Versionen 7.13 und 7.14 über Hotfixes |
| Abrechnung | Keine separate Lizenz, keine Abrechnung pro Vorgang |
| Aktivierung | Per Häkchen in der Connect to Mail Konfiguration |
Ob eine Rechnung validiert werden kann, hängt vom Format ab. Nicht vom Land, aus dem sie kommt, und nicht vom Absender.
So läuft die Validierung in DocuWare ab
Vom E-Mail-Eingang bis zur Ablage
Der Ablauf ist für Anwender weitgehend unsichtbar:
- Ein Lieferant sendet eine E-Rechnung an ein Postfach, das über Connect to Mail angebunden ist.
- Connect to Mail erkennt den E-Rechnungsanhang und übergibt ihn an die Validierungsfunktion.
- Die Datei wird anhand des passenden Standards geprüft.
- DocuWare archiviert das Dokument und speichert das Ergebnis dazu.
- Anwender sehen das Ergebnis im DocuWare Viewer oder finden betroffene Rechnungen über die Suche.
Archivierung unabhängig vom Ergebnis
Scheitert die Validierung etwa an einem Netzwerkfehler, versucht DocuWare es bis zu 3-mal erneut. Bleibt der Fehler bestehen, wird das Dokument ohne Ergebnis archiviert.
Jede E-Rechnung wird genau einmal validiert, und zwar beim Import der E-Mail.
Ein wichtiger Punkt: Archivierung und Validierung sind voneinander unabhängig. Die Validierung verzögert oder verhindert die Ablage nicht. Das Originaldokument wird immer gespeichert. Das gilt auch, wenn die Prüfung fehlschlägt oder gar nicht durchgeführt werden kann.
Wie Sie das Validierungsergebnis nutzen
DocuWare stellt das Ergebnis auf drei Wegen bereit:
| Form | Inhalt | Aktivierung |
|---|---|---|
| Validierungsbericht | Vollständige Liste aller XSD- und Schematron-Befunde, abrufbar über „Validierungsbericht anzeigen“ im Viewer | Automatisch, sobald die Validierung aktiv ist |
| Anmerkung auf dem Dokument | Farbcodierter Überblick: Status, erkanntes Format, Zahl der Fehler und Warnungen, Zeitstempel | Optional |
| Indexfelder | Gesamtergebnis sowie Fehlerdetails zu XSD und Schematron als durchsuchbare Felder | Optional, per Feldzuordnung |
Die Anmerkung ist bewusst knapp gehalten und listet keine einzelnen Fehler auf. Wer wissen will, was genau beanstandet wurde, öffnet den Validierungsbericht.
Besonders nützlich sind die Indexfelder. Damit lassen sich zum Beispiel alle Rechnungen mit dem Status „Ungültig“ gezielt anzeigen, statt jede Rechnung einzeln zu öffnen. Es empfiehlt sich, diese Felder schreibgeschützt anzulegen. So kann niemand das Ergebnis nachträglich von Hand ändern.
Validierung und Workflow
Der gespeicherte Status lässt sich in DocuWare-Workflows als Bedingung verwenden, etwa um ungültige Rechnungen an eine bestimmte Stelle weiterzuleiten oder eine Freigabe anzustoßen.
Aber: Die Validierung selbst löst keine Aktion aus. Sie hält fest, ob eine Rechnung gültig ist. Was danach passiert, muss separat im Workflow eingerichtet werden.
Voraussetzungen und Einschränkungen
Was Sie für die Einrichtung benötigen
- mindestens eine eingerichtete Konfiguration „Allgemeine E-Mail“
- eine Konfiguration zur automatischen Dokumentverarbeitung (DocuWare IDP oder Dokumentverarbeitung)
- Administratorrechte in den DocuWare Konfigurationen
- bei DocuWare On-Premises eine Connect to Mail Lizenz
Was Sie bei der Nutzung beachten sollten
- Nur über Connect to Mail: E-Rechnungen, die über DocuWare for Outlook oder andere Wege importiert werden, validiert diese Funktion nicht.
- Nicht rückwirkend: Geprüft werden nur Dokumente, die nach der Aktivierung importiert werden. Bereits archivierte Rechnungen lassen sich nicht manuell erneut validieren. Möglich ist ein erneuter Import der E-Mails oder der Einsatz des E-Invoicing Service.
- Anhänge pro E-Mail: Ob ein Anhang geprüft wird, hängt von der Ablageeinstellung ab. Bei geklammerter Ablage darf die E-Mail nur genau eine E-Rechnungsdatei (PDF oder XML) enthalten. Sonst wird archiviert, aber nicht validiert.
- Nicht unterstützte Dateien: Dateien, die keinem unterstützten Standard entsprechen, werden ohne Ergebnis abgelegt. Eine Fehlermeldung erscheint nicht. Fehlen Bericht und Anmerkung, handelt es sich also vermutlich nicht um eine unterstützte E-Rechnung.
Connect to Mail oder E-Invoicing Service?
Neben der Validierung in Connect to Mail bietet DocuWare den E-Invoicing Service an. Beide ergänzen sich, decken aber unterschiedliche Anforderungen ab.
| Validierung in Connect to Mail | DocuWare E-Invoicing Service | |
|---|---|---|
| Einsatzzweck | Prüfung von E-Rechnungen, die per E-Mail eingehen | Vollständiger Lebenszyklus von E-Rechnungen |
| Umfang | Validierung beim Import | Versand und Empfang über Netzwerke wie Peppol, regulatorische Meldungen, Validierung internationaler Formate, Archivierung |
| Validierung bereits archivierter Dokumente | Nein | Ja, workflowbasiert und unabhängig vom Importweg |
| Lizenz | Ohne Zusatzkosten | Separates, lizenzpflichtiges Produkt |
| Verfügbarkeit | Cloud und On-Premises | Derzeit nur DocuWare Cloud |
Für Unternehmen, die E-Rechnungen überwiegend per E-Mail empfangen, ist die Funktion in Connect to Mail ein naheliegender Einstieg. Wer E-Rechnungen auch versenden oder über Netzwerke austauschen möchte oder sich auf künftige Meldepflichten wie das E-Reporting vorbereiten will, sollte sich den E-Invoicing Service genauer ansehen.
Fazit
Die Validierung beantwortet eine klar umrissene Frage: Ist die E-Rechnung technisch so aufgebaut, wie ihr Standard es verlangt? Das ist eine wichtige Grundlage für die automatische Weiterverarbeitung. Die sachliche Prüfung und die Verantwortung für den Rechnungsprozess ersetzt sie nicht.
DocuWare übernimmt diese technische Prüfung für E-Mail-Eingänge automatisch und ohne Zusatzlizenz. Den größten Nutzen hat die Funktion, wenn das Ergebnis nicht nur gespeichert, sondern über Indexfelder und Workflows in den weiteren Rechnungsprozess eingebunden wird.
FAQ zur Validierung von E-Rechnungen
Bei der Validierung wird automatisch geprüft, ob eine E-Rechnung den Vorgaben ihres Formats und der Norm EN 16931 entspricht. Geprüft werden der technische Aufbau der XML-Datei und inhaltliche Regeln wie Pflichtfelder.
Nein. Die Validierung bestätigt nur, dass die Datei technisch den Standard erfüllt. Ob die Rechnung sachlich stimmt, etwa bei Menge oder Preis, muss weiterhin fachlich geprüft werden. Ein positives Ergebnis ist zudem keine rechtliche Garantie.
Ja. Die Funktion ist Teil von Connect to Mail und prüft eingehende E-Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X und Peppol BIS 3.0. Sie steht für DocuWare Cloud und On-Premises ohne Zusatzlizenz zur Verfügung.
Sie wird trotzdem archiviert. Das Ergebnis „Ungültig“ wird mit dem Dokument gespeichert und kann als Bedingung in einem Workflow genutzt werden, etwa zur Weiterleitung an eine zuständige Stelle.
Weiterführende Informationen
IAS Software implementiert Lösungen von DocuWare für die digitale Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung. DocuWare kann dabei unabhängig vom eingesetzten ERP-System (Enterprise Resource Planning) genutzt werden.
Wenn Sie mehr über DocuWare und die Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite zu DocuWare.