Digitale Entgeltakte ab 2027: Welche Unterlagen elektronisch geführt werden müssen und wie Sie umstellen

Was ist eine digitale Entgeltakte?

Eine digitale Entgeltakte ist eine elektronische Akte für alle Unterlagen, die für Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfungen benötigt werden. Sie konzentriert sich bewusst auf diesen Ausschnitt der Personaldokumente.

Die digitale Entgeltakte ist kein Abrechnungsprogramm. Lohn- und HR-Systeme bleiben weiterhin die Grundlage für Stammdaten und die eigentliche Abrechnung. Die Entgeltakte sorgt dafür, dass die zugehörigen Dokumente vollständig, geschützt und schnell auffindbar sind. Vor allem dann, wenn eine Prüfung ansteht.

Was ändert sich ab 2027?

Die Rechtsgrundlage: § 8 BVV

Grundlage ist § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Vorschrift listet begleitende Entgeltunterlagen auf, die Arbeitgeber elektronisch führen müssen. Diese Pflicht gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022.

Bisher konnten sich Arbeitgeber davon befreien lassen. Dafür war ein Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nötig. Hintergrund der Regelung: Für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung sollen die erforderlichen Daten elektronisch übermittelt werden können.

Was ab dem 1. Januar 2027 gilt

Welche Unterlagen gehören in die Entgeltakte?

Typische Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV

In die Entgeltakte gehören Unterlagen mit Bezug zu Abrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfung. Dazu zählen unter anderem:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
• Nachweise zu Staatsangehörigkeit, Entsendung oder Elterneigenschaft, etwa Geburtsurkunden oder Aufenthaltstitel
• Erklärungen, Anträge und Bescheide mit Bezug zur Entgeltabrechnung, zum Beispiel Elternzeitanträge oder Zuschussbescheide
• weitere Dokumente, die für Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder Betriebsprüfung benötigt werden

Welche Unterlagen im Einzelfall betroffen sind, hängt von der jeweiligen Situation im Unternehmen ab. Die vollständige Aufzählung steht in § 8 Abs. 2 BVV. Bei Unsicherheiten ist die Abstimmung mit Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung sinnvoll.

Abgrenzung zur digitalen Personalakte

Entgeltakte und Personalakte überschneiden sich, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke.

	Digitale Entgeltakte	Digitale Personalakte
Umfang	Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen	Umfassende Akte zum Beschäftigungsverhältnis
Typische Inhalte	Abrechnungen, Versicherungsnachweise, Bescheinigungen	Zusätzlich z. B. Zeugnisse, Entwicklungsunterlagen, Gesprächsprotokolle
Pflicht zur elektronischen Führung ab 2027	Ja, für die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen	Nein

Allgemeine Personalunterlagen gehören nur dann in die Entgeltakte, wenn sie für Abrechnung oder Prüfung relevant sind. Doppelte Ablagen, etwa von Arbeitsverträgen in beiden Akten, sollten Sie vermeiden. Eine klare Trennung der Dokumentarten schafft mehr Übersicht als eine Kopie in jeder Akte.

Welche Anforderungen muss eine digitale Entgeltakte erfüllen?

Dokumente einfach einzuscannen und irgendwo abzulegen, reicht für eine funktionierende Entgeltakte nicht aus. In der Praxis kommt es auf zwei Bereiche an.

Alle relevanten Unterlagen müssen vollständig und schnell auffindbar sein. Das gelingt über einheitliche Dokumenttypen, eine klare Ablagestruktur und aussagekräftige Metadaten wie Name, Personalnummer, Zeitraum, Dokumentart und Status. Ergänzend hilft eine Volltextsuche. Für Prüfungen sollten sich Unterlagen gezielt exportieren und bereitstellen lassen. Außerdem sollte jederzeit erkennbar sein, welche Dokumente prüfungsrelevant sind und wo sie liegen.

Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit

Entgeltunterlagen enthalten besonders sensible Daten. Deshalb sollte jede Rolle nur die Rechte erhalten, die sie tatsächlich benötigt. Das betrifft HR, Lohnbuchhaltung, IT, Geschäftsführung und Prüfer gleichermaßen. Zugriffe, Änderungen und Exporte sollten dokumentiert werden. Gleichzeitig sollten Nebenablagen wie E-Mail-Verteiler, lokale Dateien oder Papierkopien möglichst verschwinden.

Reicht ein Netzlaufwerk für digitale Entgeltunterlagen?

Grundsätzlich sind auch eingescannte Dokumente als PDF oder Bilddatei zulässig. Ein Netzlaufwerk als reine Dateiablage stößt trotzdem schnell an Grenzen. Schwierig wird es vor allem bei fein abgestuften Berechtigungen, bei der Nachvollziehbarkeit von Zugriffen, bei Versionen, bei der Steuerung von Fristen und bei der geordneten Bereitstellung für eine Prüfung. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für diese Anforderungen gebaut und daher in der Regel die geeignetere Grundlage.

Umstellung auf die digitale Entgeltakte in 4 Schritten

Eine gute Umstellung folgt einer klaren Reihenfolge. Die Software kommt dabei erst später ins Spiel.

• Bestandsaufnahme machen: Klären Sie zuerst, welche Entgeltunterlagen im Unternehmen entstehen und wo sie heute liegen. Das kann das Lohn- oder HR-System sein, die Zeiterfassung, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke, Papierakten oder ein externer Dienstleister. Halten Sie außerdem fest, welche Dokumente prüfungsrelevant sind, welche häufig gesucht oder nachgefordert werden und wo heute Medienbrüche entstehen.

• Aktenstruktur und Zuständigkeiten festlegen: Definieren Sie Dokumenttypen, Benennungsregeln und Metadaten. Legen Sie fest, wie sich Entgeltakte und Personalakte voneinander abgrenzen. Klären Sie parallel die Verantwortlichkeiten zwischen HR, Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung, IT, Steuerberatung und externen Dienstleistern.
  
• Dokumente zusammenführen und zuordnen: Auf Basis dieser Struktur werden die Unterlagen zusammengeführt. Digitale Dokumente lassen sich aus vorhandenen Systemen importieren. Papierunterlagen werden bei Bedarf strukturiert digitalisiert. Entscheidend ist die richtige Zuordnung zu Akte und Dokumenttyp. Nur so lassen sich Dubletten, Lücken und unklare Versionen vermeiden.
  
• Abläufe und Fristen automatisieren: Steht die Struktur, lassen sich wiederkehrende Aufgaben unterstützen. Dazu gehören etwa Erinnerungen an fehlende oder ablaufende Nachweise, feste Prüf- und Freigabeschritte oder eine vorbereitete Bereitstellung für Betriebsprüfungen. Eine Statusanzeige je Dokument und klare Eskalationswege bei offenen Aufgaben schaffen zusätzliche Verlässlichkeit.

Welchen Nutzen hat die digitale Entgeltakte schon heute?

Die Frist 2027 ist der Anlass. Der Nutzen einer digitalen Entgeltakte zeigt sich aber unabhängig davon im Alltag.

Wer Unterlagen nicht mehr aus mehreren Systemen, Postfächern und Ordnern zusammensuchen muss, spart Zeit. Anfragen von Beschäftigten, Behörden oder Steuerberatung lassen sich schneller beantworten. Rückfragen zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und externen Partnern werden seltener.

Auch Betriebsprüfungen verlieren an Hektik. Wenn prüfungsrelevante Dokumente geordnet vorliegen und klar ist, wer für Bereitstellung und Export zuständig ist, lassen sich auch kurzfristige Nachfragen strukturiert beantworten.

Und schließlich steigt die Sicherheit. Ein Rechtekonzept steuert, wer was sehen darf, und jeder Zugriff ist nachvollziehbar. Unterlagen, die bisher als E-Mail-Anhang oder lokale Datei im Umlauf waren, verschwinden aus unkontrollierten Ablagen.

Hinzu kommt der zeitliche Aspekt. Aktenstruktur, Berechtigungen und Abläufe brauchen Vorlauf. Wer früh beginnt, kann schrittweise umstellen statt unter Zeitdruck zum Jahreswechsel.

Checkliste: Worauf Sie bei einer Lösung achten sollten

Welche Funktionen eine Lösung für digitale Entgeltunterlagen bieten sollte

• eine zentrale digitale Aktenstruktur
• automatischen Import von Dokumenten, etwa über Schnittstellen zu Lohn-, HR- oder Zeiterfassungssystemen
• eine fein abgestufte Rechteverwaltung
• Volltextsuche und Filter über Metadaten
• Verwaltung von Fristen und Wiedervorlagen
• einen Audit-Trail, also die Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
• Export- und Bereitstellungsfunktionen für Betriebsprüfungen
• die Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente
• Erweiterbarkeit, damit später weitere HR-Prozesse digital abgebildet werden können

Welche Rolle ein DMS dabei spielt

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist ein DMS ein pragmatischer Weg. Bestehende Lohn- und HR-Systeme müssen dafür nicht abgelöst werden. Sie bleiben die Grundlage für Stammdaten und Abrechnung. Das DMS bildet die gemeinsame Dokumentenebene, auf die HR, Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung, IT und externe Partner mit den jeweils passenden Rechten zugreifen. Dokumente aus unterschiedlichen Systemen werden dort zusammengeführt und miteinander verknüpft.

Digitale Entgeltakte mit DocuWare

Wenn Sie DocuWare bereits einsetzen, lässt sich die Entgeltakte direkt in Ihrem bestehenden System abbilden. Sie erhält eine eigene Ablage mit getrennten Zugriffsrechten. So sehen nur die Personen Entgeltunterlagen, die sie für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen. Suche, Wiedervorlagen und Workflows nutzen Sie wie gewohnt.

IAS Software unterstützt Sie bei der Einrichtung: Von der Aktenstruktur über das Rechtekonzept bis zur Anbindung Ihrer bestehenden Lohn- und HR-Systeme.

Und auch ohne bestehendes DocuWare ist die Entgeltakte ein guter Einstieg in das Dokumentenmanagement. DocuWare lässt sich unabhängig vom eingesetzten Lohn-, HR- oder ERP-System nutzen.

Fazit

Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ist kein neues Thema, sie wird ab 2027 aber für alle Arbeitgeber verbindlich. Betroffen ist ein klar umrissener Teil der Personalunterlagen, nicht die gesamte Personalakte.

Den eigentlichen Unterschied macht nicht der Scanner, sondern die Organisation dahinter: Eine klare Aktenstruktur, geregelte Zuständigkeiten, passende Zugriffsrechte und definierte Fristen. Wer diese Grundlagen jetzt schafft, erfüllt die Pflicht und vereinfacht gleichzeitig den Alltag in Personalabteilung und Lohnbuchhaltung.

FAQ zur digitalen Entgeltakte

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Weiterführende Informationen