Neue Oberfläche, integrierter KI-Assistent und eine neue mobile App
DocuWare bringt eine neue Generation seiner Plattform auf den Markt. Der Client wurde vollständig neu gestaltet, mit DocuWare Aura kommt ein KI-Assistent direkt in die Anwendung und die Dokumentenerfassung per DocuWare IDP wird enger eingebunden. In diesem Beitrag erfahren Sie, was neu ist, wofür die Neuerungen im Arbeitsalltag gut sind und wie der Umstieg abläuft.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Das neue DocuWare umfasst einen komplett überarbeiteten Web Client, den KI-Assistenten DocuWare Aura, Neuerungen bei DocuWare IDP und eine neue mobile App.
- Aura beantwortet Fragen zu Dokumenten in natürlicher Sprache, fasst Inhalte zusammen und vergleicht Dokumente. Dabei gelten die bestehenden Berechtigungen.
- Das Rollout für DocuWare Cloud startet ab Mitte Oktober 2026 mit Version 7.15. Eine On-Premises-Version folgt später. Eine technische Migration ist nicht nötig.
- Klassisches und neues DocuWare laufen eine Zeit lang parallel mit denselben Daten und Einstellungen.
Was ist das neue DocuWare?
Das neue DocuWare ist die nächste Generation des Dokumentenmanagementsystems (DMS) von DocuWare. Der Hersteller bezeichnet sie als die bislang größte Weiterentwicklung seiner Plattform.
Bisher stand beim Dokumentenmanagement vor allem im Vordergrund, Dokumente sicher abzulegen und wiederzufinden. Mit der neuen Generation rückt der Inhalt der Dokumente stärker in den Mittelpunkt. Informationen sollen sich direkt abfragen, zusammenfassen und vergleichen lassen, ohne dass Anwender jedes Dokument einzeln öffnen und lesen müssen.
Für Unternehmen, die DocuWare bereits nutzen, bedeutet das: Die gewohnte Plattform bleibt, die Arbeit damit ändert sich spürbar.
Die Neuerungen im Überblick
Der neue DocuWare-Client
Die Benutzeroberfläche wurde vollständig neu gestaltet. Ziel sind mehr Übersicht, kürzere Wege und eine einfachere Bedienung. Die wichtigsten Punkte:
- moderne, übersichtliche Oberfläche
- barrierefreies Design nach dem internationalen Standard WCAG 2.2 AA
- verbesserte Bedienbarkeit im Alltag
- archivübergreifende Suche und einfachere Dokumentenverwaltung
WCAG steht für Web Content Accessibility Guidelines. Die Barrierefreiheit ist dabei nicht nur für Menschen mit Einschränkungen relevant. Klare Strukturen, gut lesbare Kontraste und eine logische Bedienung kommen allen Anwendern zugute.
Die archivübergreifende Suche spart Zeit, wenn Unterlagen in verschiedenen Archiven liegen. Statt nacheinander in mehreren Archiven zu suchen, genügt eine Suche.
DocuWare Aura: Der integrierte KI-Assistent
DocuWare Aura ist ein KI-Assistent, der direkt im neuen DocuWare arbeitet. Anwender stellen ihre Frage in natürlicher Sprache. Aura durchsucht die Dokumente, findet die relevanten Informationen, erstellt Zusammenfassungen und vergleicht Dokumente miteinander.
Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigen einige Beispiele:
- Eingangsrechnungen: Auf einer Rechnung taucht ein Lieferzuschlag auf. Aura kann prüfen, ob die Lieferantenvereinbarung diesen Zuschlag abdeckt, und zeigt die passenden Vertragsklauseln.
- Finanzen: Vor dem Monatsabschluss analysiert Aura Verträge, Kaufzusagen, offene Rechnungen und Begleitdokumente. So fallen abschlussrelevante Unterlagen früher auf.
- Geschäftsführung: Aura durchsucht Kundenvereinbarungen nach besonderen Klauseln oder Abweichungen. Das Ergebnis enthält immer einen Verweis auf das Originaldokument.
Ein wichtiger Punkt ist die Sicherheit: Aura hält sich an das bestehende Berechtigungskonzept in DocuWare. Anwender erhalten also nur Antworten aus Dokumenten, auf die sie ohnehin zugreifen dürfen.
Für Unternehmen, die bereits mit KI-Agenten arbeiten, gibt es zusätzlich eine API. Darüber lässt sich Aura an andere KI-Anwendungen anbinden. Informationen aus DocuWare können so mit Daten aus ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und weiteren Geschäftsanwendungen kombiniert werden.
DocuWare IDP: Dokumente automatisch erfassen
DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) übernimmt die automatische Erfassung von Dokumenten. Dazu gehören Texterkennung per OCR, auch bei Handschrift, KI-gestützte Datenextraktion, automatische Klassifizierung und Trennung von Dokumenten, Verarbeitung im Hintergrund sowie der Abgleich mit Stammdaten.
Neu ist, dass sich DocuWare IDP vollständig in der gewohnten DocuWare-Konfiguration einrichten lässt. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen entfällt. Das vereinfacht vor allem die Arbeit für Administratoren.
Die neue mobile App
Die neue DocuWare App für Smartphone und Tablet ist bereits verfügbar. Sie ist vor allem für Aufgaben gedacht, die nicht warten sollen, bis man wieder am Schreibtisch sitzt.
Mit der App können Anwender:
- Dokumente unterwegs finden und teilen
- Aufgaben verwalten und Workflows freigeben
- per Push-Benachrichtigung auf neue Aufgaben reagieren
- Dateien direkt vom Mobilgerät importieren
Verfügbarkeit und Umstieg
Ab wann ist das neue DocuWare verfügbar?
Das neue DocuWare startet zunächst für DocuWare Cloud. Das Rollout beginnt Mitte Oktober 2026 zusammen mit dem Update auf Version 7.15 und erfolgt in Phasen, voraussichtlich bis Ende 2026. Cloud-Kunden werden per E-Mail über ihren individuellen Update-Termin informiert. Eine On-Premises-Version ist für einen späteren Zeitpunkt geplant.
Muss für den Wechsel migriert werden?
Nein. Das neue DocuWare nutzt dieselben Daten und Einstellungen wie die klassische Version. Beide Clients laufen in einer Übergangsphase parallel. Jeder Anwender kann selbst entscheiden, welchen Client er nutzt, und jederzeit wechseln. Was im klassischen Client erledigt wurde, ist auch im neuen sichtbar. Ein Stempel, der im klassischen Viewer gesetzt wurde, erscheint zum Beispiel auch im neuen Viewer.
Eines sollten Unternehmen bei der Planung berücksichtigen: Neue Funktionen und Weiterentwicklungen stellt DocuWare künftig nur noch für das neue DocuWare bereit.
Fazit
Mit der neuen Generation verändert sich vor allem die tägliche Arbeit mit DocuWare. Die Oberfläche ist übersichtlicher, die Suche reicht über mehrere Archive und mit Aura lassen sich Dokumentinhalte direkt abfragen und vergleichen. Da keine technische Migration nötig ist und beide Clients parallel laufen, können Teams den Umstieg in ihrem eigenen Tempo angehen.
FAQ zu den Neuerungen
Ja, in einer Übergangsphase laufen klassisches und neues DocuWare parallel. Neue Funktionen erscheinen künftig allerdings nur noch im neuen DocuWare.
Noch nicht. Das neue DocuWare startet für DocuWare Cloud. Eine On-Premises-Version ist für einen späteren Zeitpunkt geplant.
Nein. Aura richtet sich nach dem Berechtigungskonzept in DocuWare. Antworten basieren nur auf Dokumenten, auf die der jeweilige Anwender Zugriff hat.
Weiterführende Informationen
IAS Software implementiert Lösungen von DocuWare für die digitale Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung. DocuWare kann dabei unabhängig vom eingesetzten ERP-System (Enterprise Resource Planning) genutzt werden.
Wenn Sie mehr über DocuWare und die Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite zu DocuWare.